Na het afscheid nemen (https://yvesdemaertelaere.com/2022/08/18/afscheid-nemen-bestaat/) komt de verandering in een tweede fase terecht. Het is als het oversteken van een rivier. Het beeld van een bootje dat van de ene kant (oude cultuur) naar de steiger aan de  overkant (nieuwe cultuur) wil varen, maar door te sterke stroming afdwaalt en daar niet meer raakt. Plotseling zit je met jouw team halverwege en met een groot vraagteken. Je zit samen in het bootje midden op de rivier. Dat is het meest geschikte moment voor creativiteit en verandering. De tijd van echte verandering breekt nu (noodgedwongen) aan. Je denkt samen met het team op een creatieve wijze na en boort nieuwe strategieën aan. Nu het verhaal van de toekomst duidelijk is, kan je beginnen leren en afleren tegelijk.

Het leiden van onzekerheid

In deze tussentijdse fase (onderhevig aan sterke stroming) missen medewerkers zekerheid. Het is een kwetsbare periode. Het oude verdwijnt en het nieuwe is nog niet zichtbaar. Anderen staan te roepen langs de kant om terug te keren. Op dat moment is er nood aan sterk gedeeld leiderschap dat iedereen aanmoedigt om vol te houden en om te blijven leren, met vallen en opstaan. Het verhaal van het hoe en het waarom van veranderen wordt steeds verteld. Nu er nog geen sterke organisatie is, is er nood aan sterk (gedeeld) leiderschap.

Het prototype wordt in verschillende sprints verder verfijnd, in de richting van de steiger aan de overkant. Tussenstappen die telkens weer houvast geven. Ze zorgen ervoor dat de verandering en het werk zinvol is en betekenis krijgt. Iedere sprint maakt de vooruitgang transparant. De zekerheid zit in de cadans van de verandering.

De fase ‘tussenin’ is eigenlijk een periode die moet gekoesterd worden en kansen biedt om de transformatie naar teamwerking en anders werken vorm te geven. De onzekerheid veroorzaakt spanning en stimuleert om te komen tot leren. In die tussenfase krijgt de echte verandering steeds meer vorm.

Tijdens de visieontwikkeling werd al duidelijk dat de cultuur stretchen een belangrijke pijler is om de verandering te doen slagen. Een initiatief met een principieel bezwaar beantwoorden, zorgt ervoor dat de verandering niet doorgaat. Persoonlijke bezwaren kunnen worden gebruikt als een opportuniteit om in dialoog te gaan en ondersteuning te bieden, om de verandering mogelijk te maken. Gevoelens  van verlies aan comfort, verwarring of onzekerheid worden uitgesproken, zonder de betrokkene te veroordelen. Na bespreking worden dan nieuwe afspraken gemaakt of nieuwe regels in gebruik genomen en uitgeprobeerd. Het is belangrijk om het gedrag te bespreken en niet de persoon aan te vallen. Het gewenste en ongewenste gedrag zijn bespreekbaar. Het organisatiegedrag is zichtbaarder dan veronderstellingen en dus gemakkelijker om over te spreken. Langzaam ontstaan nieuwe gebruiken en krijgt de nieuwe cultuur voet aan de grond.

Voor leerkrachten die in deze fase op emotioneel vlak moeilijkheden ervaren, is de verandering verwarrend. Ze worden in het team opgevangen. Er ontstaan onderlinge relaties die vertrouwen geven. Het is dé uitdaging om van die tussenfase een echte leerfase te maken. Het is de fase waar de leerkrachten zich openstellen voor nieuwe duidingen van de visie. De story wordt naverteld, doorverteld en geeft richting. Het is dus vooral in deze fase dat de echte diepgaande verandering plaatsvindt en cultuur zich vormt.

Vertel verhalen rond het kampvuur

Leidinggevenden grijpen die kans aan om in dialoog te gaan en kernwaarden opnieuw te communiceren. Ze laten zich zien op school en lopen rond. Management by walking around. Met een luisterende houding tonen ze begrip voor de problemen en moedigen ze de teams aan in het zoeken naar oplossingen. Ze staan stil bij successen, maar erkennen ook rustig de tegenslagen of zaken die niet goed lopen. Ze gaan evenwel niet in op de verleiding om ‘over te nemen’, hoewel de roep naar duidelijkheid en de strakke hand van de directeur die knopen doorhakt, wordt gemist. Ze blijven rust, veiligheid en vertrouwen uitstralen.

Het zijn leidinggevenden die het kampvuur aansteken waarrond het team kan reflecteren en inspireren. Het is het her-vertellen en door-vertalen van de afgesproken visie, maar ook het achterlaten van wat is geweest. Het is het scheppen van orde in de chaos door gebruik te maken van rituelen. Tijd maken voor verhalen van stichters en met elkaar in dialoog gaan, is essentieel. Kampvuren zijn ontmoetingen die goesting geven. Het is het welbewust tijd maken voor cultuuroverdracht: hoe gaan we de verbindingen met en tussen elkaar organiseren? Daardoor zijn we continu in dialoog over de kleine dingen waardoor we cultuur (re)produceren. Een cultuurverandering gebeurt dus stap voor stap en niet plotseling bij het ontwaken.

Een lerende houding

Deze periode is ideaal omdat medewerkers ontvankelijk zijn en openstaan voor de volgende stap: met het nieuwe werken emotioneel verbinding maken. Het is het moment waar leerkrachten van elkaar leren en samen oplossingen zoeken. Train hen in creatief denken en geef ze de kans om nieuwe dingen te leren. Beloon leerkrachten met kleine ‘feestjes’ bij kleine prestaties. Vier regelmatig kleine successen.

Als leidinggevende is dit het moment om nieuwe rituelen en symbolen binnen te brengen waarmee vernieuwde gedragingen worden bevestigd en gewaardeerd. Bijvoorbeeld: wanneer een community van leerlingen wordt overgenomen door een ander team, wanneer een team een bepaald resultaat bereikt waar ze fier op zijn, feest wanneer alle ouders betrokken zijn op een contactmoment … Overgangen worden op die manier gemarkeerd en lijken zich te integreren in het nieuwe alledaagse leven op school. Nieuwe gewoonten ontstaan en krijgen betekenis.

Investeren in teams betekent investeren in mensen en het aanbieden van (persoonlijke) vorming. Het leervermogen van medewerkers is het grootst in deze tijden van onzekerheid. Het is het moment om hen nieuwe competenties te laten verwerven. Wacht niet tot de nieuwe organisatie een feit is, maar investeer proactief in nieuw (gewenst) gedrag.

Ook voor het leidinggevend team is het een moeilijke periode. De vroegere machthebbers moeten het leed van de medewerkers proberen te begrijpen en hen begeleiden bij wat ze als een verlies ervaren. Het oude afbreken en het nieuwe betekenis geven, vraagt veel inspanningen.

Intussen blijft de winkel ook open en moet de business draaien. Leidinggevenden blijven zich dan duidelijk houden aan de afgesproken rollen en het voorleven van de visie. Ze zeggen wat ze doen en doen wat ze zeggen. Daarin zijn ze authentiek. Ze verstoppen de moeilijke agendapunten van de verandering niet in het alledaagse werk.

Ze balanceren tussen het leiderschap van verandering, waarbij ze gericht blijven op het behalen van beoogde output, en het leiderschap in de verandering, gericht op het vormgeven van de nieuwe organisatie door duiding te geven bij de toekomst en de dialoog. Reflecteren over ‘wie ben ik als leidinggevende’ is cruciaal voor je identiteit als leidinggevende.

Een valkuil is om te investeren in vorming, zonder dat het gewenste leiderschapsgedrag voldoende werd besproken. Zulke opleidingen creëren weinig meerwaarde, maar zorgen voor pieken in de werkdruk. Het is dus noodzakelijk om eerst nieuw leiderschapsgedrag en nieuwe leiderschapsrollen en verwachtingen te bespreken. Dat kan expliciet worden aangeleerd zonder te veel ruimte voor interpretatie. Het zal maar effect hebben in de mate dat ze ermee aan de slag gaan. Vaak lukt het wel om los te laten en niet tussen te komen, maar is het moeilijker om de nieuwe rol en nieuwe gedragingen eigen te maken. Ook dat zorgt voor onzekerheid. Daarvoor is tijd, ondersteuning en veilige context nodig. Betekenis geven aan nieuwe gewoontes gebeurt dus samen. En dat nieuw gedrag aanleren, vraagt duidelijkheid over de verwachtingen.

Anders werken zal dus – zelfs bij goed gedeeld leiderschap – niet vanzelf gaan. Het groepsgedrag veranderen en de switch maken van een individuele verantwoordelijkheid naar een collectieve verantwoordelijkheidscultuur, stuit altijd op weerstand. Weerstand in de betekenis van een mening die niet werd gehoord, de roep om betrokken te worden. De weerstand is dan de energie die iemand persoonlijk in de verandering steekt, wanneer de kosten niet opwegen tegenover de baten. De spelregels van het principieel en persoonlijk bezwaar maken die groepsverandering voor iedereen aanvaardbaar en houdt iedereen betrokken.

Na de fase van afscheid nemen en ‘het ondertussen’, vallen de puzzelstukjes en bouwstenen van onze integrale goestingstempel samen tot een (nieuw) geheel. De afgesproken antwoorden op de 5 visievragen (https://yvesdemaertelaere.com/2019/06/20/wat-een-school-succesvol-maakt/) brachten op een verbeeldende manier de story over onze toekomst. Het was een principieel akkoord waar iedereen zich mee kan identificeren. Het is het moment waarop we ‘springen’ en met teams aan de slag gaan. Gaandeweg werd het prototype verfijnd en wordt structuur en cultuur zichtbaar. Niet alleen intern, maar ook extern verwerven de nieuwe teams of entiteiten legitimiteit. De nieuwe identiteit is geboren. Nieuwe conflicten of problemen worden in de sprints opnieuw samen aangepakt en onderling besproken. Niemand hoeft nog de boot te missen.